Ketterillä menetelmillä toteutettu Sosiaali- ja terveysministeriön työsuojeluosaston Valtimo-hanke onnistui poikkeuksellisen hyvin. Huolellisen kilpailutuksen perusteella valitun ohjelmistotoimittajan (Gofore Oy) avulla saatiin aikaiseksi laaja, useista osista koostuva, työsuojelutarkastuksia sekä niiden ohjausta ja seurantaa tukeva Vera-järjestelmä.

Muihin Suomen julkisen hallinnon mitattuihin järjestelmähankintoihin verrattuna Valtimo oli poikkeuksellisen kustannustehokas, nopea ja hyvin johdettu hanke. Reilussa neljässä vuodessa, alle kahdella miljoonalla eurolla saatiin koko laaja järjestelmä tuotantokäyttöön asti. Julkishallinnon normaalilla suoritustasolla Vera olisi maksanut lähes kolminkertaisesti ja sen valmistuminen kestänyt 5-8 vuotta kauemmin. Kiitos hyvän johtamisen, julkisia varoja säästettiin useita miljoonia pelkästään hankintakustannuksissa – ja lisää tuottoja sekä yhteiskunnalle että yrityksille tulee uuden järjestelmän avulla tehostuneiden, paremmin kohdistettujen ja entistä vaikuttavampien työsuojelutarkastusten kautta.

Ministeriön oma väki vastasi toiminnallisten ja laatuvaatimusten määrittelemisestä parhaiden käytäntöjen mukaisesti ja Goforen tiimit vaatimusten mukaisen ohjelmiston toteuttamisesta. Aiempaan verrattuna erilaista Valtimossa oli läpi hankkeen sovellettu, yksikköhintoihin perustuva toimitussopimusmenettely. Hankinnalle ei siis yritettykään sopia kokonaishintaa, eikä toimittajia kilpailutettu tuntihintojen perusteella. Kumpikaan näistä ”perinteisistä” hinnoittelumalleista kun ei sovellu aidosti ketterään kehittämiseen.

Yksikköhintamenettely perustuu suomalaiseen northernSCOPE™ konseptiin. Konseptin mukaisesti Valtimo-hankkeessa mitattiin kunkin toimituserän jälkeen siihen mennessä valmistuneen ohjelmiston laajuus toimintopisteinä. Mittaamisen hoiti yhteisesti hyväksytty puolueeton asiantuntija (Scope Manager Pekka Forselius, 4SUM Partners Oy) yhdessä ministeriön hankepäällikön kanssa, Goforen projektipäällikön ja tiimin toimittamien tietojen perusteella. Oikeus laskuttamiseen määräytyi mitattuun toimintopisteiden määrään sekä osahankkeittain ennalta sovittuun yksikköhintaan (€/FP).

Vaikka hyvät määritykset ja osaavat kehittäjät luovatkin välttämättömän perustan tietojärjestelmähankkeiden onnistumiselle, meitä laajuuden hallinnan asiantuntijoita lämmitti erityisesti Valtimon hankepäällikön jälkeenpäin lausuma toteamus: ”Toimintopisteiden käyttäminen pelasti hankkeemme!”.

Haluaisitko tietää omien hankkeittesi tai projektiesi tehokkuudesta verrattuna muiden vastaaviin? Esimerkiksi kolmio-benchmarking on suhteellisen helppo tapa päästä liikkeelle. Jos tiedät jo että haluaisit oppia lisää hankintojen tehostamisesta, ota yhteyttä meihin ja keskustellaan lisää.