Experience® Service tuotantoon maaliskuussa 2013.

Oululaisen ohjelmistotalon taitava SCRUM-tiimi rakenteli 4SUM Partners Oy:lle pilvipalveluna myytävän Experience® Service järjestelmän. Hankkeen tuloksena saatiin aivan uusi, monipuolinen ja luotettavaksi osoittautunut pilvipalvelu markkinoille. Palvelun lanseeraustilaisuus järjestettiin itse asiassa yhtä päivää alkuperäistä, tarjouspyynnössä esitettyä tavoitepäivää aikaisemmin. Hankkeessa sovellettiin northernSCOPE™ konseptia täysimääräisesti, eli asiakas maksoi ainoastaan valmistuneesta, laatuvaatimukset täyttävästä toiminnallisuudesta sovitun yksikköhinnan (€/FP) mukaisesti.

Asiakkaalla oli käytössään osaava määrittelijätiimi, joka oli kokonaisuudessaan osallistunut alustavien vaatimusmääritysten laatimiseen syksyn 2011 ja seuraavan talven aikana. Parikymmentä käyttötarinaa, noin 15 keskeistä käsitettä ja niiden välisiä suhteita kuvaava käsitemalli sekä viisi liiketoimintaprosessien kaaviota oli valmiina hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön laatimista ja esittelemistä. Myös tärkeimmät käyttötilanteiden kuvaukset oli luonnosteltu ja ensimmäisenä toteutettaviksi ajatellut kirjoitettu lähes valmiiksi, esittelykuntoon. Vaatimusten esittely yli kymmenelle tarjoajaehdokkaalle tapahtui yhteisessä, kahden tunnin tilaisuudessa 9.3.2012. Hankittavan ohjelmiston kokonaislaajuudeksi arvioitiin esittelytilaisuudessa 800-1200 toimintopistettä (FP).

Lyhyen, kolmessa viikossa läpiviedyn tarjouskilpailun perusteella 4SUM Partners Oy päätyi valitsemaan oululaisen MSG:n järjestelmän toimittajaksi. Parissa viikossa saatiin sopimukset liitteineen kuntoon. Tähän vaiheeseen sisältyivät mm. tarkkojen laatuvaatimusten kiinnittäminen liiketoimintaprosesseittain. Toimittaja kokosi vaadittavat osaamiset omaavan tiimin, joka aloitti heti perehtymisen vaatimuksiin.

Koska tämä ketterä hanke toteutettiin maantieteellisesti hajautettuna, piti yhteydenpitokäytännöt ja sprintistä toiseen siirtyminen sopia etukäteen. Keskeisinä välineinä olivat tuotekuvauksen jakelussa Confluence sekä päivittäisessä kommunikoinnissa sähköposti, puhelin ja skype. Kunkin kuukauden mittaisen sprintin tulosten esittely ja seuraavaan tulevien määritysten katselmointi hoidettiin yhden ns. ”sprintin vaihto”-päivän aikana. Heti sen jälkeen puolueeton Scope Manager mittasi yhdessä asiakkaan projektipäällikön ja product ownerin kanssa valmistuneen sprintin tuotosten määrän ja päivitti edistymisen seurantavälineensä KANBAN-tauluun.

Toimitusprojekti käynnistettiin yhteisellä kickoff-tilaisuudella, jonka aikana toimittajan pääarkkitehti ja Scrum Master, hankkeen Scope Manager sekä ostajan projektipäällikkö ja tietokantapalvelun toimittaja pelasivat kaksi päivää projektipeliä. Näin muodostettiin kaikille yhteinen ymmärrys hankkeen tavoitteista, onnistumisen kriteereistä ja riskeistä.

Varsinainen ohjelmistotoimitus jakautui 1,5 kuukauden ”Proof of Concept”-vaiheeseen ja kuuteen varsinaiseen sprinttiin. Ketterän kehittämisen periaatteiden mukaisesti järjestelmän kuvauksia tarkennettiin ja muutettiin koko kehitystyön ajan, mutta lopputuloksena kaikki asetetut tavoitteet saavutettiin. Toimitetun järjestelmän lopulliseksi laajuudeksi mitattiin 851 FP, eli se pysyi hyvin asetettujen rajojen välissä.

Valmiin tuotteen lanseeraustilaisuus järjestettiin 4.3.2013. Toimittajan pääarkkitehti, ostajan projektipäällikkö, puolueeton Scope Manager ja hankkeen sponsorina ja product ownerina toiminut 4SUM Partners Oy:n toimitusjohtaja kertoivat kukin oman näkemyksensä hankkeen onnistumisesta. Puheenvuorot myös striimattiin ja mahdollistettiin siten julkistukseen osallistuminen myös ”etänä”. Kaikki tilaisuuden esiintyjät ja muutkin hankkeeseen osallistuneet olivat yksimielisesti sitä mieltä että tämä oli todella onnistunut hanke.

P.S. Mielipide onnistumisesta ei ole hankkeen jälkeenkään muuttunut.

Suomen julkishallinnon organisaatioista Oikeusministeriö oppi ensimmäisenä hyödyntämään toimintopisteisiin, eli järjestelmän toiminnallisuuden määrään perustuvaa yksikköhinnoittelua tietojärjestelmähankinnoissaan. Tietohallintojohtaja Kari Kujasen ja erityisasiantuntija, tohtori Martti Karjalaisen johdolla OM kilpailutti uudet järjestelmähankintansa €/FP-pohjaisesti ja säästi jopa miljoona euroa vuodessa, verrattuna yksikköhinnoittelun hyödyntämistä edeltäneeseen aikaan. Ministeriö käytti näissä hankinnoissaan ulkopuolista, puolueetonta Scope Manager-konsulttia apunaan.

Edullisten ja nopeiden järjestelmähankintojen toimittajina kunnostautuivat muiden muassa TietoEnator, Logica ja Solita, joilla kaikilla on ollut näyttöjä myös vähemmän tehokkaista hankkeista. Tuoteomistajan oikeaoppinen toiminta esimerkiksi uuden vaalitietojärjestelmän ja sähköisten oikeusapupalveluiden teettämisessä oli kaikesta päätellen kuitenkin avainasia onnistumisissa. Kun vaatimusmäärittelyt ja hankkeen ohjaus ovat kunnossa, myös ammattitaitoiset ohjelmistotoimittajat pääsevät näyttämään parasta osaamistaan.

CaseOikeusministerio.pdf

Kuinka usein onkaan projektipäälliköiden antamat, realistiset ja kokemukseen perustuvat työmääräarviot poljettu mutaan, kun myyjä on halunnut varmistaa tarjouksen läpimenon. Osaamattomien ostajien ja villien markkinoiden vikahan sellainen toimintatapa oikeastaan on, mutta viimekädessä ne ovat ohjelmistotoimittajien projektipäälliköt ja kehittämistiimien jäsenet, joita aikataulujen ja kustannusarvioiden ylittymisestä arvostellaan.

Softa Oy:n projektipäällikkö Masa Pitkänen pystyi perustelemaan viime kevään tarjouskilpailukierroksella vastaan tulleen Kirjakaupan CRM-käyttöönottoprojektin työmäärän niin hyvin että sekä omat myyjät että asiakas hyväksyivät suunnitelman. Masa tunsi tarjotun CRM-paketin, asiakkaan toimialan ja sattumalta myös juuri tämän asiakkaan sovellusympäristön niin hyvin että hän pystyi luettelemaan kaikki tarvittavat liittymät ja tietokonversiot uskottavasti. Näiden perusteella Masa arvioi Experience Service-työkalun avulla käyttöönoton edellyttämän ohjelmistokehittämisen määrän. Hän syötti työkaluunsa myös oman arvionsa mukaisen tiedon tulevan projektin erilaisista tuottavuustekijöistä.

Kun Masa tulosti työkalunsa tuottaman yksityiskohtaisen estimointiraportin ja toimitti sen myyjälle tarjoukseen liitettäväksi, myyjä otti sen tyytyväisenä vastaan ja perusti tarjoushinnan Masan toimittamiin faktoihin. Softa Oy:n tarjous perusteluineen poikkesi muista Kirjakaupan saamista tarjouksista niin selvästi edukseen että kaupat syntyivät lopulta aika helposti. Nyt kun toimituskin on menestyksellisesti hoidettu, voidaan todeta että projekti oli menestys molemmille osapuolille.