Patentti- ja rekisterihallitus on yksi merkittävimmistä ja kokeneimmista tietojärjestelmien hyödyntäjistä Suomen julkishallinnossa. PRH on kerännyt, ylläpitänyt ja jakanut tietoa suomalaisista yrityksistä, tuotteista ja tavaramerkeistä jo kymmenien vuosien ajan. EU:n myötä sen toiminta on myös kansainvälistynyt voimakkaasti. Kokemuksia on kertynyt sekä loistavasti että vaatimattomammin onnistuneista projekteista.

Hakiessaan uusia ratkaisumalleja PRH löysi kumppanikseen Alfame Systems Oy:n, jonka kanssa kehitettiin kaksi uutta sovellusta ketterillä menettelyillä vuosina 2013 ja 2014. Koska onnistumisen tunne oli kaikilla osapuolilla vahva, päätyi PRH teettämään hankkeista kolmio-benchmarking-tutkimuksen keväällä 2015, ihan vain varmistuakseen että todelliset tulokset vastaisivat tunnetta. 4SUM Partners Oy valittiin benchmarking-palvelun toimittajaksi.

Kolmio-benchmarking osoittikin että molemmat järjestelmätoimitukset olivat sekä tehokkuudeltaan että nopeudeltaan poikkeuksellisen hyviä. Yhden toimintopisteen tuottamiseen projektitiimi oli käyttänyt vähemmän kuin puolet normaalista julkishallinnon järjestelmäkehittämisen työmäärästä. Kuukaudessa saatiin valmiiksi kolminkertainen määrä uutta toiminnallisuutta keskimääräiseen verrattuna. Tehokkuutta yritettiin selittää ketteristä menetelmistä johtuvaksi, mutta se ei kuulostanut uskottavalta, koska monessa muussakin vertailujoukon projektissa oli käytetty lähes samoja ketteriä menetelmiä ja työvälineitä, saavuttamatta kuitenkaan vastaavaa menestystä.

Pohdittaessa ja tutkittaessa tarkemmin PRH:n projektien poikkeuksellisen hyviä saavutuksia, huomattiin että tuotteen omistajan aktiivinen ote, hyvä määrittelyosaaminen ja oikeiden kuvaustapojen käyttäminen yhdessä tiimin ketterien kehittämismenetelmien kanssa oli todennäköisin syy lopulliseen onnistumiseen. Toimittajan oli helppo keskittyä tuottamaan haluttua toiminnallisuutta kun jokaisen uuden iteraation alkuvaiheissa saatiin siihen liittyvät käyttötilanteiden kuvaukset riittävän tarkoiksi ja kokonaisuuden ymmärtämiseen tarpeelliset liiketoimintaprosessien ja käsitteiden kuvaukset olivat myös olemassa.

On erittäin rohkaisevaa huomata että Suomessa, suomalaisin voimin voidaan saavuttaa näin hienoja tuloksia. Onnistuminen on jopa todennäköistä kun sekä työn teettäjä että tekijät ovat huolehtineet omasta osaamisestaan ja käyttävät sitä yhteiseksi hyväksi.

Ketterillä menetelmillä toteutettu Sosiaali- ja terveysministeriön työsuojeluosaston Valtimo-hanke onnistui poikkeuksellisen hyvin. Huolellisen kilpailutuksen perusteella valitun ohjelmistotoimittajan (Gofore Oy) avulla saatiin aikaiseksi laaja, useista osista koostuva, työsuojelutarkastuksia sekä niiden ohjausta ja seurantaa tukeva Vera-järjestelmä.

Muihin Suomen julkisen hallinnon mitattuihin järjestelmähankintoihin verrattuna Valtimo oli poikkeuksellisen kustannustehokas, nopea ja hyvin johdettu hanke. Reilussa neljässä vuodessa, alle kahdella miljoonalla eurolla saatiin koko laaja järjestelmä tuotantokäyttöön asti. Julkishallinnon normaalilla suoritustasolla Vera olisi maksanut lähes kolminkertaisesti ja sen valmistuminen kestänyt 5-8 vuotta kauemmin. Kiitos hyvän johtamisen, julkisia varoja säästettiin useita miljoonia pelkästään hankintakustannuksissa – ja lisää tuottoja sekä yhteiskunnalle että yrityksille tulee uuden järjestelmän avulla tehostuneiden, paremmin kohdistettujen ja entistä vaikuttavampien työsuojelutarkastusten kautta.

Ministeriön oma väki vastasi toiminnallisten ja laatuvaatimusten määrittelemisestä parhaiden käytäntöjen mukaisesti ja Goforen tiimit vaatimusten mukaisen ohjelmiston toteuttamisesta. Aiempaan verrattuna erilaista Valtimossa oli läpi hankkeen sovellettu, yksikköhintoihin perustuva toimitussopimusmenettely. Hankinnalle ei siis yritettykään sopia kokonaishintaa, eikä toimittajia kilpailutettu tuntihintojen perusteella. Kumpikaan näistä ”perinteisistä” hinnoittelumalleista kun ei sovellu aidosti ketterään kehittämiseen.

Yksikköhintamenettely perustuu suomalaiseen northernSCOPE™ konseptiin. Konseptin mukaisesti Valtimo-hankkeessa mitattiin kunkin toimituserän jälkeen siihen mennessä valmistuneen ohjelmiston laajuus toimintopisteinä. Mittaamisen hoiti yhteisesti hyväksytty puolueeton asiantuntija (Scope Manager Pekka Forselius, 4SUM Partners Oy) yhdessä ministeriön hankepäällikön kanssa, Goforen projektipäällikön ja tiimin toimittamien tietojen perusteella. Oikeus laskuttamiseen määräytyi mitattuun toimintopisteiden määrään sekä osahankkeittain ennalta sovittuun yksikköhintaan (€/FP).

Vaikka hyvät määritykset ja osaavat kehittäjät luovatkin välttämättömän perustan tietojärjestelmähankkeiden onnistumiselle, meitä laajuuden hallinnan asiantuntijoita lämmitti erityisesti Valtimon hankepäällikön jälkeenpäin lausuma toteamus: ”Toimintopisteiden käyttäminen pelasti hankkeemme!”.

Haluaisitko tietää omien hankkeittesi tai projektiesi tehokkuudesta verrattuna muiden vastaaviin? Esimerkiksi kolmio-benchmarking on suhteellisen helppo tapa päästä liikkeelle. Jos tiedät jo että haluaisit oppia lisää hankintojen tehostamisesta, ota yhteyttä meihin ja keskustellaan lisää.

”Toimintopisteiden laskentaa” eli ohjelmiston toiminnallisen laajuuden mittaamista on moitittu vaikeaksi ja aikaa vieväksi menetelmäksi. Väite ei kuitenkaan ole totta, jos mittaajalla on hyvät työvälineet ja hyvin dokumentoidut lähtötiedot käytettävissään. Valitettavan usein erityisesti järjestelmäkuvaukset ovat niin sekavia ja puutteellisia että toiminnallisuuden löytäminen niistä on lähes mahdotonta, tai ainakin todella työlästä. Tässä tarinassa oletamme että kuvaukset ovat kunnossa ja lähtötiedot löytyvät niistä helposti. Seuraavissa kappaleissa kuvatuissa tapahtumissa nopeuden mittaaminen on rajattu pelkkään toimintopisteiden laskentaan, mikä lienee oikea lähtökohta arvioitaessa menetelmän nopeutta tai hitautta.

23 suomalaista tietojärjestelmäasiantuntijaa kokoontui Espoossa kokeilemaan, kuinka nopeasti ohjelmiston toiminnallisen laajuuden voi mitata, jos tietää erityyppisten toimintojen lukumäärät. Aiemmin joukko FiSMAn Scope Manager Forumin jäseniä ja tietojärjestelmätieteen opiskelijoita oli kokeillut mittaamista Experience® Service palvelun avulla ja suoriutunut viiden eri ohjelmiston koon arvioinnista keskimäärin 2,7 minuutissa/ohjelmisto. Keskimääräinen mittausvirhe oli 60 mittaajan jälkeen noin 1 % verrattuna mallivastaukseen. Tuolloin he olivat myös täydentäneet koon mittaustulokset projektien työmääräarvioiksi, edelleen häkellyttävän hyvällä onnistumisprosentilla ja silti keskimäärin vain muutaman minuutin lisäpanostuksella.

Uudessa ”ennätyskokeilussa” asiantuntijat keskittyivät ainoastaan laajuuden mittaamiseen ja käyttivät apuna ilmaista FiSMA-pikalaskuria. Samojen viiden ohjelmiston kokojen arviointiin meni nyt vain noin puoli minuuttia ohjelmistoa kohti. Tällä erittäin yksinkertaistetulla työvälineelläkään mittausvirheet eivät olleet koskaan yli kuutta prosenttia. Toimintopisteiden laskeminen on siis todella nopeata, kunhan lähtötiedot ovat saatavilla. Järjestelmäarkkitehtuuri on tunnettava ja erityyppisten toiminnallisuuksien lukumäärät tiedettävä, mutta hyvin hallituissa projekteissa nämä tiedot ovat yleensä helposti löydettävissä.