Patentti- ja rekisterihallitus on yksi merkittävimmistä ja kokeneimmista tietojärjestelmien hyödyntäjistä Suomen julkishallinnossa. PRH on kerännyt, ylläpitänyt ja jakanut tietoa suomalaisista yrityksistä, tuotteista ja tavaramerkeistä jo kymmenien vuosien ajan. EU:n myötä sen toiminta on myös kansainvälistynyt voimakkaasti. Kokemuksia on kertynyt sekä loistavasti että vaatimattomammin onnistuneista projekteista.

Hakiessaan uusia ratkaisumalleja PRH löysi kumppanikseen Alfame Systems Oy:n, jonka kanssa kehitettiin kaksi uutta sovellusta ketterillä menettelyillä vuosina 2013 ja 2014. Koska onnistumisen tunne oli kaikilla osapuolilla vahva, päätyi PRH teettämään hankkeista kolmio-benchmarking-tutkimuksen keväällä 2015, ihan vain varmistuakseen että todelliset tulokset vastaisivat tunnetta. 4SUM Partners Oy valittiin benchmarking-palvelun toimittajaksi.

Kolmio-benchmarking osoittikin että molemmat järjestelmätoimitukset olivat sekä tehokkuudeltaan että nopeudeltaan poikkeuksellisen hyviä. Yhden toimintopisteen tuottamiseen projektitiimi oli käyttänyt vähemmän kuin puolet normaalista julkishallinnon järjestelmäkehittämisen työmäärästä. Kuukaudessa saatiin valmiiksi kolminkertainen määrä uutta toiminnallisuutta keskimääräiseen verrattuna. Tehokkuutta yritettiin selittää ketteristä menetelmistä johtuvaksi, mutta se ei kuulostanut uskottavalta, koska monessa muussakin vertailujoukon projektissa oli käytetty lähes samoja ketteriä menetelmiä ja työvälineitä, saavuttamatta kuitenkaan vastaavaa menestystä.

Pohdittaessa ja tutkittaessa tarkemmin PRH:n projektien poikkeuksellisen hyviä saavutuksia, huomattiin että tuotteen omistajan aktiivinen ote, hyvä määrittelyosaaminen ja oikeiden kuvaustapojen käyttäminen yhdessä tiimin ketterien kehittämismenetelmien kanssa oli todennäköisin syy lopulliseen onnistumiseen. Toimittajan oli helppo keskittyä tuottamaan haluttua toiminnallisuutta kun jokaisen uuden iteraation alkuvaiheissa saatiin siihen liittyvät käyttötilanteiden kuvaukset riittävän tarkoiksi ja kokonaisuuden ymmärtämiseen tarpeelliset liiketoimintaprosessien ja käsitteiden kuvaukset olivat myös olemassa.

On erittäin rohkaisevaa huomata että Suomessa, suomalaisin voimin voidaan saavuttaa näin hienoja tuloksia. Onnistuminen on jopa todennäköistä kun sekä työn teettäjä että tekijät ovat huolehtineet omasta osaamisestaan ja käyttävät sitä yhteiseksi hyväksi.